Thomas Reichel, Hamburg

"Nachfolgend habe ich mal aufgeschrieben was ich von Euerm Tool scan2find halte. Ihr könnt es gern ... auf Eurer Seite mit anbringen weil es gerade für kleine und mittelständische Betriebe ein absolutes Muss ist!

Bei dem Preis ist scan2find selbst für den Privatmann eine richtige Alternative!

... Ich habe mich lange Zeit mit der elektronischen Archivierung beschäftigt. Zuletzt habe ich mit absolutem Profi-Equipment gearbeitet (easy-Archiv, SAP, M4099D, BC-Erkennung). Der Wert der ganzen Anlage bewegt sich im 5stelligen Bereich.  Daher hatte ich nicht all zu große Erwartungen von scan2find. 
Als ich dann aber scan2find installiert hatte und der Scanner angeschlossen war, war ich schon sehr angenehm überrascht, wie komfortabel und genial zugleich diese Software doch ist.

Jeder – ausnahmslos jeder der seinen Kopf zum denken benutzt kann dieses Programm bedienen da es logisch und intuitiv  aufgebaut ist. Lange Überlegungen wie man nun am besten ein Archiv aufbaut bleiben dem Benutzer erspart. Die Sicherungsfunktion ist derart einfach und simpel dass sich auch bei dieser Funktion ein Handbuch erübrigt!

Dieser Funktionsumfang den scan2find bietet, wird nicht annähernd von Programmen wie easy etc. unterstützt.

Wie nutze ich scan2find?

Ich benutze scan2find um endlich allen Papierkram loszuwerden.  Überall findet man bei mir Ordner und Hefter mit diverser Korrespondenz, Unterlagen und ähnlichem. Immer das gleiche „Spiel“ – ich benötige zu einem Vorgang (zum Beispiel für einen Versicherungsvergleich) meine Versicherungsunterlagen. In diesem Fall war es das auch schon für die gute Laune zu Hause, denn jedes mal fängt die Sucherei an. Akten werden aus dem Schrank geholt , breiten sich immer mehr auf dem Tisch aus und so weiter…

Mit scan2find ist das kein Problem mehr, denn hier ist es nur eine Sache von ausgeklügelten Suchbegriffen die ich zu jedem Scan mit in das Feld „Bemerkung“ eintrage. So habe ich die Möglichkeit, mir zum einen über die Standardfunktion von scan2find alle Unterlagen zu einem Unternehmen anzeigen zu lassen oder halt im Beispiel des Versicherungsvergleichs mir alles aus dem Bereich „Versicherungen“ auflisten zu lassen. Wenn dies noch nicht die gewünschte Übersicht bringt, grenze ich das ganze dann noch weiter ein über die jeweils im Feld „Bemerkung“ eingefügten Kommentare. 

Ist der Anfang erst einmal gemacht, wird man staunen wie viel Platz auf einmal in den Schränken ist und wie ordentlich man sein Arbeitszimmer halten kann! Aller Schriftverkehr der nun hier ankommt wird sofort eingescannt und abgeheftet. Auch hier brauche ich mir keine zu Sorgen machen, dass ich etwas nicht wieder finde, denn ich trage in zu jedem Scan ebenfalls in das Feld „Bemerkung“ den Ordner ein in dem es letztlich abgelegt wurde. Angefangen mit Ordner 1 und so weiter. Sollte ich nun nach 10 Jahren doch mal ein Original benötigen so weiss ich, wenn ich den Beleg in san2find anschaue, dass er zum Beispiel im Ordner 12 abgeheftet ist.  Kurz auf den Boden den Ordner 12 geholt und … gefunden!

Ein weiterer klarer Vorteil ist das Handling mit gescannten Unterlagen. Wie oft musste ich „mal schnell“ etwas einscannen weil ich halt eine Kopie benötigte. Um nicht Unmengen von Datenmüll zu erhalten habe ich die Scans dann auch immer gleich wieder gelöscht denn eine manuelle elektronische Archivierung wird nie so komfortabel sein wie mit einem Tool wie zum Beispiel scan2find!

Jederzeit per Mausklick alles parat. Perfekt! So will ich das haben!

Was wünsche ich mir in der nächsten Version von scan2find?

1. Einige Felder sind (für meinen Geschmack) zu kurz gehalten.  Lange Firmennahmen passen nicht immer in das entsprechende „Namen“-Feld. (Anmerkung ASPOA: Länge entspricht DIN, Anschriftenlänge passend für Fenstergröße von Briefumschlägen)
2. In der Belegansicht sollte es eine Funktion geben „vor“ und „zurück“ um zum Beispiel den nächsten Beleg anzeigen zu lassen ohne die Belegansicht erst komplett verlassen zu müssen.
   (Anmerkung ASPOA: Wunsch inzwischen erfüllt. Ab Version 3.x)
3. Die Mausunterstützung sollte noch ein wenige verbessert werden. Ich persönlich liebe die Maus und das Mausrad. (ist aber wie alles eine Gewohnheitssache und wie man grundsätzlich mit dem PC arbeitet und den Umgang mit dem PC gelernt hat!) Dies funktioniert aber leider noch nicht. (Anmerkung ASPOA: Problem hauptsächlich bei Logitech Mäusen. Wurde zwischenzeitlich behoben.)
4. Es sollte für jeden Beleg noch die Möglichkeit geben zu erfassen wo sich der Originalbeleg befindet. In meinem Fall zum Beispiel „Ordner 1“, „Ordner 2“ und so weiter.
   (Anmerkung ASPOA: Wir werden darüber nachdenken)
5. Einen Beleg mit mehreren Kunden verknüpfen zu können wäre auch nicht schlecht. Dies würde einen eventuellen zweiten Scan erübrigen. (Anmerkung ASPOA: Die doppelte Zuweisung geht ganz leicht: Einfach beim Zuroden einen 2. Partner auswählen)

Wer nun denkt, dass scan2find „schlecht“ wäre weil ich halt Änderungswünsche habe, dem sei gesagt, dass scan2find trotz dem das beste und komfortabelste Programm für die elektronische Archivierung ist, mit dem ich bisher gearbeitet habe! Dieses Programm ist absolut „Endverbrauchertauglich“ und lohnt sich schon ab einem 1-Personen-Haushalt denn in Germany lebt ja bekanntlich der Papierkrieg!

Ich hoffe und wünsche, dass die ASPOA GmbH ihr Produkt etwas besser vermarktet  und nie die Denkweise ändert, denn die Einfachheit des Programms vereint mit dem Komfort den scan2find bietet, sehe ich dieses Tool als unverzichtbar und sehr, sehr sinnvoll!

Danke!
Thomas Reichel"