in scan2find gibt es mehrere Alternativen zur Übernahme von Dokumenten in das System. Welche Variante am besten geeignet ist, richtet sich hauptsächlich nach dem Dateityp (.pdf, .tif, .jpg, .doc ...) aber auch nach der verwendeten Hardware. Auf einem Terminalserver oder einem Cloud-PC eignen sich andere Verfahren als bei einem lokalen Windows-PC, der normal mit einem lokalen Netzwerk (LAN) verbunden ist.


Deshalb bietet scan2find mehrere Varianten an, damit beliebige Dateien auf jedem System schnellstmöglich zugeordnet werden. Alle Importe benutzen den selben Zuordnungsdialog. Lediglich die Anzeige wird an das jeweilige Fenster angepasst.


Hier eine Kurzübersicht:

  • Datei importieren: Geeignet für beliebige Dateien auf beliebigen Systemen. Es wird nur der Zuordnungsdialog ohne Vorschau gezeigt.
  • Dateien importieren (mit Vorschau): Sie wählen ein Verzeichnis und scan2find zeigt eine Liste mit allen enthaltenen Dateien an. Sobald Sie eine Datei anklicken, zeigt scan2find den Zuordnungsdialog und versuch eine Vorschau anzuzeigen.
    Der Import ist besonders für die Übernahme mehrerer Dateien geeignet. Möglichst nur Dateitypen, die scan2find in einer Vorschau anzeigen kann: pdf, tif, jpg, jpeg, png, bmp, txt. 
  • Dokumente scannen: Das integrierte Scanmodul kann Dokumentenscanner mit TWAIN-Schnittstelle direkt ansteuern. Die Erfassung geht mit diesem Unterprogramm sehr schnell, weil es einige Optionen bietet, mit denen Dokumente schnell zugeordnet werden können. Beispielsweise können Sie im Dokument mit der Maus einen Rahmen ziehen und den Text per OCR (Texterkennung) ins Bemerkungsfeld übernehmen.
    Dieses Modul ist für Papierdokumente und den Import bereits gescannter tif-Dateien geeignet. Dokumente können wahlweise als TIF- oder PDF-Datei abgelegt werden. Das Modul ist nicht für Fujitsu ScanSnap-Scanner geeignet, weil die keine TWAIN-Schnittstelle haben.
  • Drag & Drop: Geeignet für beliebige Dateien. scan2find öffnet anhand des Dateityps ein geeignetes Zuordnungsfenster. Sehr gut geeignet, um über den Windows Explorer einzelne Dateien zu übernehmen (z.B. Fotos von einem USB-Stick).
  • Foto-Import: Mit diesem Import können nur Fotos übernommen werden. Allerdings können die Fotos zu einem Album zusammen gefasst werden, wobei Sie jedes Bild beschriften können. Das gesamte Album wird dann als 1 Dokument übernommen.
    Besonders geeignet für die Übernahme von Schadenfotos oder Baustellenfotos.
  • PDF-Dateien importieren: Mit diesem Import können PDF-Dateien besonders gut übernommen werden. Sie können im PDF mit der Maus einen Rahmen ziehen und den Text ins Bemerkungsfeld einfügen, wobei eine OCR (Texterkennung) durchgeführt wird, falls es sich um ein Grafik-PDF handelt.
  • Senden an scan2find Import: Im Windows Explorer kann scan2find mit "Senden an"-Ordner eine Verknüpfung erstellen. Im Windows Explorer können Sie dann über das Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Datei) => Senden an => scan2find Import eine beliebige Datei an scan2find übergeben. scan2find öffnet anhand des Dateityps ein geeignetes Zuordnungsfenster.
  • Vorlage öffnen und anzeigen: scan2find kann MS-Office-Dateien und OpenOffice-Dateien als Vorlage für neue Dokumente benutzen. Dabei kann es sich um einen einfachen Briefkopf mit Datum aber auch um Vorlagen handeln, die von scan2find mit Kunden- oder Vertragsdaten gefüllt werden.
  • BiPRO-Import: Mit diesem Modul können Versicherungsmakler die Post direkt bei den Gesellschaften abholen und in scan2find übernehmen. Da die Dokumente meistens mit Vertragsinformationen geliefert werden, kann scan2find den Zuordnungsdialog fast komplett automatisch füllen.
  • Stapelscan: Mit den Stapelscanmodulen können sehr große Dokumentenmengen gescannt und automatisch zugeordnet werden. Dazu werden Dokumentendefinitionen und Scanjobs gespeichert. Bei Dokumenten mit Barcode, können bis zu 200 Seiten pro Minute verarbeitet werden. Bei Dokumenten ohne Barcode können ca. 2000 Seiten pro Stunde verarbeitet werden.
  • Sonderprogrammierung: Wenn die oben genannten Funktionen nicht den persönlichen Wünschen entsprechen, können Sie Ihren eigenen Import programmieren lassen, um zum Beispiel die Anlagen von E-Mails automatisch abzulegen oder Dokumente aus Onlineportalen herunter zu laden und automatisch zuzuordnen.