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E-Mailvorlagen definieren Sie für die Verwendung beim Partner, der Abteilung oder bei Ansprechpartnern.


Mit Hilfe von Mailvorlagen können Sie sehr schnell E-Mail-Benachrichtigungen oder Mitteilungen an Ihre Geschäftspartner versenden. Der Inhalt einer Mailvorlage besteht aus dem Text und aus Variablen, die beim Aufruf mit den aktuellen Daten des aktiven Partners, der Abteilung, des Ansprechpartners oder Beleges gefüllt werden.

Mailvorlagen können sowohl mit dem scan2find Mailclient als auch mit einem externen E-Mailprogramm verwendet werden.

Hinweis:
Solange keine Mailvorlagen angelegt sind, wird mit Doppelklick auf die Mailadresse direkt das E-Mailprogramm bzw. der scan2find E-Mailclient gestartet.

Eine Mailvorlage hat einen Namen, einen Betreff und den Body. Der Name wird später in der Auswahlliste der Mailvorlagen angezeigt und soll Ihnen das Finden der richtigen Vorlage erleichtern. Betreff und Body werden in die E-Mail übernommen.

In den Body können Sie an jeder beliebigen Stelle Variablen einfügen. Am unteren Rand befindet sich eine Auswahlbox mit den verfügbaren Variablen. Zusätzlich ist es aber auch möglich, nur einen bestimmten Teil der Bemerkung zum Partner oder Beleg zu übernehmen.

Möchten Sie beispielsweise nur den ebay-Namen aus der Partnerbemerkung übernehmen (statt der gesamten Bemerkung), dann können Sie dies so realisieren:

<@Bemerkung|ebay-Name@>. Voraussetzung hierfür ist, dass der ebay-Name im Bemerkungsfeld in einer eigenen Zeile steht und die Zeile mit „ebay-Name=“ beginnt. Nach dem gleichen Schema können auch aus dem Bemerkungsfeld zum aktuellen Beleg Daten übernommen werden. Angenommen, Sie speichern bei Lieferscheinen im Bemerkungsfeld die Paketnummer in der Form „Paketnr.=“, dann können Sie in der Mailvorlage so auf den Wert zugreifen: <@BemerkungBeleg|Paketnr.@>

Hier ein Beispiel für eine Mailvorlage:

       Hallo, 

       vielen Dank, dass Sie in unserem Onlineshop eingekauft haben.

       Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag an die Firma Muster GmbH: 
          Kontoinhaber:   Muster GmbH 
          Konto:                  123 456 789
          BLZ:                     555 555 55 (Musterbank)
       Verwendungszweck für die Überweisung: Kunden-Nr. <@PNr@>

       Folgende Lieferanschrift haben wir erfasst:
       <@VName@> <@Name1@>
       <@Name2@>
       <@Str@> <@HsNr@>

       <@PLZ@> <@Ort@>

       Mit freundlichen Grüßen

       Willi Muster
       Muster GmbH


Hier ein Screenshot mit der denkbar kürzesten Mailvorlage (Briefanrede + Mailfuß des scan2find Benutzers):


Alternative zur Nutzung von Mailvorlagen: PhraseExpress

Mit PhraseExpress können Sie sehr komfortabel Textbausteine erstellen, die an beliebigen Stellen in Windows verwendet werden können. Der Abruf erfolgt an der gewünschten Stelle mit Tastenkürzeln. Wenn Sie PhraseExpress benutzen, können Sie allerdings keine scan2find-Variablen verwenden.